6 secrets de mon organisation pour conserver ma valeur ajoutée de manager (augmenter ma productivité et reprendre le contrôle de mon temps)

1/ Je communique 90% du temps par écrit

Je ne veux pas que l’on m’appelle pour me poser une question parce que les appels sont chronophages. Quand je fais une réponse à un mail, je ne la tape pas, je la dicte sur mon téléphone. Et ça ne me prend qu’1min à chaque fois. Merci SIRI.

Imaginez les heures que vous pourriez gagner à communiquer de cette façon.

2/ Je fais des semaines hebdomadaires individuelles avec mes N-1

Grâce à cette entrevue rapide, mes collaborateurs savent ce qu’ils ont à faire pour la semaine.

Mais attention, pas le genre de séances inutiles et à rallonge auquel vous pouvez penser.

Non, pour aller à l’essentiel, ces réunions sont chronométrées. À l’heure dite, j’arrête la réunion, même si nous n’avons pas terminé.

Ça nous obligera à être plus efficaces la prochaine fois.

3/ Je demande à NE PAS être interrompu

La porte de mon bureau n’est pas ouverte, mes collaborateurs savent qu’ils n’ont pas à y rentrer comme dans un moulin. Si l’un d’eux veut me voir, pas de problème : il m’écrit et nous prenons rendez-vous.

Et ça, même pour 10 min. C’est non négociable.

4/ Je note absolument toutes mes tâches sur mon planning

Ça vous semble extrême ? Pour moi, si je ne l’ai pas notée, elle n’existe pas.

Tout planifier me permet de quantifier. 
Parce que « Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas. » (William Edwards Deming)
Comment savoir ce qui vous prend le plus de temps et si c’est vraiment pertinent. Est-ce que cela colle avec vos objectifs prioritaires, par exemple.

Tout planifier me permet aussi de prévoir.
Grâce à ce process, je sais tout de suite ce qui ne rentre pas dans ma semaine.
C’est grâce à ça (entre autres choses) que j’ai réussi à ne plus travailler 50h par semaine.

Et vous, savez-vous où passe votre temps ?

5/ J’ai une To Do List sur mon téléphone

Je l’ai préparée la veille. Comme ça, le matin, je n’ai pas à réfléchir à ce que je dois faire.
Je m’y mets directement et je réalise en premier toutes les tâches qui prennent moins de 5 min. En général, en 20 min, la vue est dégagée pour le reste de la journée.

Ensuite, j’enchaîne sur les tâches que je n’aime pas, histoire de ne pas procrastiner dessus.

6/ Je ne fais rien d’opérationnel. Je m’occupe des projets.

Contrôler des commandes, faire des devis, gérer un SAV, ce n’est pas le job d’un manager.
Le manager doit sortir du process normal d’une commande. Autrement dit, une commande doit se dérouler sans que vous ayez à intervenir.

Je m’occupe de l’avenir de mes boîtes. Je conseille les cadres de l’entreprise.
Elle est là ma valeur ajoutée.

Elle est là aussi VOTRE valeur ajoutée.

Alors si vous êtes un manager débordé, j’espère que ces conseils pourront permettre de commencer à reprendre le contrôle de votre temps.