Le réseau GAP RÉFÉRENCEMENT teste un ERP sur mesure. Actuellement en bêta-test auprès de 7 adhérents, l’ERP (Enterprise Ressource Planning) baptisé all manager® sera ouvert à la commercialisation d’ici la fin de l’année à toutes les entreprises de menuiserie qui souhaitent mieux se structurer en digitalisant leur activité.
Ce logiciel permettra aux dirigeants de manager l’ensemble des ressources de leur entreprise avec une vision à 360° : de l’administratif aux services techniques, en passant par la planification et la logistique, ainsi que toutes les étapes de la commande, comme de la relation clients.
La particularité d’all manager est d’être construit autour de solutions métier. L’ERP a pour vocation d’optimiser le temps de travail et de faciliter le quotidien des collaborateurs en informatisant les process, en centralisant les informations et en automatisant des tâches répétitives.
« C’est un deuxième cerveau qui permet au dirigeant et à ses équipes de diminuer leur charge mentale et se concentrer sur ce qui est important : le client. » souligne Jordan Khalifa, l’initiateur du projet.
Le but est que le logiciel quadrille toutes les facettes de l’activité d’une entreprise de menuiserie, une fois le devis signé.
L’ERP all manager n’a pas vocation à travailler sur la création de devis ou le référencement de bibliothèques produits. « L’ERP sera connecté avec Elcia ProDevis. Les données (devis, commandes, factures) seront importées automatiquement de PRODEVIS vers ALL MANAGER toutes les 15 min pour éviter ainsi une ressaisie fastidieuse et potentiellement source d’erreurs. » précise Stéphane PY, directeur technique informatique, chargé du développement d’all manager.
Un ERP développé par un entrepreneur chevronné de la menuiserie
C’est Jordan Khalifa, le dirigeant de la société Concept Ouverture, qui est à l’origine de ce projet. Dès 2009, il a développé un ERP 100 % adapté à son activité et tourné vers l’opérationnel au sein de son entreprise.
« Nous avons donc 14 ans de recul sur les besoins métiers, en utilisant la même méthode depuis le début : 1 problème = 1 développement informatique + 1 amélioration des process et la formation des équipes.
Ce qui m’a permis d’atteindre une rentabilité 3 à 4 fois supérieure à celle des entreprises de mon secteur. Nous réalisons plus de 12 millions d’euros de chiffre d’affaires avec une équipe de 30 personnes pour plus de 1,6 million d’euros de bénéfices consolidés avant impôts en 2022.
Si j’ai créé cet outil, c’est parce que je ne trouvais rien sur le marché qui répondait pleinement à mes attentes. Et ce logiciel spécialisé, amélioré en permanence grâce aux conseils d’experts dans leur domaine et aux utilisateurs, j’ai décidé d’en faire profiter tous les chefs d’entreprise via cette V2. »
Et pour ce faire, une équipe de 6 développeurs travaille en ce moment sur l’ERP all manager.
En phase de bêta-test pour coller aux problématiques du terrain
7 entreprises adhérentes du réseau GAP RÉFÉRENCEMENT testent actuellement all manager.
Leurs équipes utilisent 3 modules :
- le module logistique, appelé aussi l’espace de rangement. Il permet de définir de manière simple où sont localisées précisément dans l’entrepôt les commandes à livrer pour les semaines à venir. Les informations ne sont plus détenues par le seul magasinier, n’importe quel collaborateur peut retrouver un produit dans l’entrepôt.
- les modules intervention SAV et intervention pose. « Grâce à ces modules, les équipes peuvent créer et planifier des interventions pour leurs techniciens. Qui eux-mêmes peuvent voir le matin sur leur téléphone mobile toutes leurs interventions de la journée sur une carte. Le quitus de fin d’intervention SAV et pose est quant à lui envoyé automatiquement par mail. Fini les papiers ! » explique Stéphane PY.
Lancement de la commercialisation d’all manager prévue fin 2023
En plus des 3 modules en bêta-test, l’ERP est amené à se développer et à s’enrichir de nouveaux modules :
– Communication automatisée avec les clients dans tous les scénarios possibles de commandes et de SAV (mails et SMS automatiques).
– Prise en charge du SAV de bout en bout, incluant la gestion des pièces détachées.
– Traitement de la commande : suivi des dates de livraison, des marges, des ARC fournisseurs.
L’ERP sera disponible prochainement pour tous les adhérents de GAP RÉFÉRENCEMENT à un prix préférentiel. Et, selon la société qui développe all manager, le logiciel sera ouvert à l’achat dès la fin de l’année à toutes les entreprises de menuiserie qui veulent progresser vers la digitalisation de leur activité pour mieux s’organiser, gagner du temps et de la rentabilité.
Témoignage de Gilbert Ferreux adhérent depuis fin 2019, co-gérant de Soditech
« L’ERP est adapté à notre métier et à nos problématiques, comme aucun autre. Après une présentation rapide, la prise en main de l’ERP a été facile même pour les poseurs qui ne sont pas forcément à l’aise avec les outils numériques.
Je l’attendais notamment en ce qui concerne la numérisation des papiers, l’automatisation de tâches répétitives, l’archivage numérique et les plannings des équipes. Parce qu’avant l’ERP, la gestion des plannings était compliquée sans outil vraiment adapté. Là, je peux visualiser des plannings de type agenda. C’est très pratique. J’en suis très content.
Pour ce qui est de l’application sur les chantiers de pose en rénovation, par exemple, elle règle bon nombre de soucis. L’application permet de prendre des photos AVANT / APRÈS classées directement dans le dossier client, de faire un PV de réception de suite avec le client et de lui faire signer numériquement. Finis les papiers incomplets (sinon le poseur ne peut pas finaliser l’intervention dans l’application), perdus ou restés dans le camion… Et fini, le papier tout court d’ailleurs ! Dans un an, on pourra le retrouver en 3 clics, plus besoin de manutention.
Et puis mon assistante apprécie particulièrement les tâches qui se passent sans nous. Par exemple, quand on planifie l’intervention. Une fois que le client a validé un RDV, nous rentrons le RDV dans l’ERP qui lui envoie automatiquement une confirmation par mail. Puis renvoie un autre mail de rappel, 24 h avant l’intervention.
Toutes ces tâches répétitives qui sont automatisées évitent les oublis, les erreurs. Et c’est très rapide. Ça fait gagner du temps, permet d’être plus efficace. »
Pour mieux comprendre le contexte d’utilisation, Soditech est une société de fourniture et pose auprès de particuliers et professionnels dans le neuf et la rénovation. Elle emploie 11 personnes dont 1 assistante, 1 responsable de chantier et 2 équipes de pose qui utilisent l’ERP et son application terrain au quotidien depuis 6 semaines.
