Conseils pour une gestion efficace des devis en menuiserie.

La gestion d’une commande et de devis en menuiserie est très différente s’il s’agit de fourniture seule ou de fourniture et pose, en neuf ou rénovation, chez des professionnels ou des particuliers. La méthode initiée par GAP RÉFÉRENCEMENT optimisera le traitement de vos commandes et limitera les erreurs. Vous garantirez ainsi leur fiabilité à vos clients grâce à une communication efficace tout en restant le plus simple et pragmatique possible. Seule une organisation solide de la gestion des commandes fera progresser en volume et gagner en sérénité votre entreprise.

Dans l’idéal, GAP RÉFÉRENCEMENT vous conseille de prévoir deux modèles de devis en menuiserie. Un dit « Standard » pour les chantiers en fourniture seule. Le second désigné « RGE/QUALIBAT » est à réserver aux chantiers avec fourniture et pose. Il doit respecter les règles du label QUALIBAT quant à sa mise en forme et utiliser les bons taux de TVA.

En pied des devis, GAP RÉFÉRENCEMENT recommande de faire signer et valider aux clients les éléments suivants, en cochant 3 cases, pour tous les types de commandes :

J’ai compris que je ne pourrai pas modifier ma commande après sa validation
J’ai bien contrôlé, en présence du commercial, l’intégralité de la commande et celle-ci correspond à ma demande : sens d’ouverture, couleur…
Délai demandé (si plus long que le délai standard) : Semaine xx

De plus, GAP RÉFÉRENCEMENT insiste sur d’autres points importants à indiquer dans le devis. Vous devez régler la facture des menuiseries après 15 jours de stockage dans l’entrepôt, indépendamment de la livraison.

Vous devez récupérer votre marchandise avant 2 mois de stockage. Sinon vous devrez régler une facturation de 2% HT de la valeur de votre commande chaque mois avant la livraison/pose des produits.

Enfin, GAP RÉFÉRENCEMENT vous conseille d’ajouter dans les conditions générales (notées sur la première page du devis) la phrase « après un an et un jour, la marchandise est déclarée propriété de la société xxxxx, les factures de stockage restent cependant dues à l’entreprise ».

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À vérifier, dès la signature du devis en menuiserie

Date et signature,
Conditions de règlement,
Nom et prénom du signataire,
Nom de la société,
Conditions générales de vente,
Délais moyens : préciser que le délai n’est pas un élément contractuel et ne peut donc pas ouvrir le droit à une quelconque indemnité en cas de report,
Pour la rénovation : la pose en rénovation peut entrainer une perte de clair de vitrage. Cet élément est à préciser dans le devis avant la signature de la commande,
Indiquez dans le devis du client que l’entreprise ne prendra pas en charge les dégâts causés par les travaux de rénovation (sols, murs, meubles, etc.), mais qu’elle protégera au mieux l’environnement en effectuant un travail minutieux.

Des conditions de règlement rigoureuses

Afin de limiter les erreurs et les défauts de paiements, GAP RÉFÉRENCEMENT vous conseille d’être vigilants et attentifs sur des points de contrôle bien identifiés. Dans le cas d’un chantier de fourniture et pose, demandez un acompte de 40% à la commande, 50% à la livraison (avant la pose) et 10% à la fin des travaux. Si c’est un chantier de fourniture seule sans encours, demandez un acompte de 50% à la commande et le solde avant livraison par virement ou par chèque avant le déchargement.

Demandez le paiement par LCR non acceptée à 30 jours fin de mois après la mise à disposition des menuiseries indépendamment de la demande de livraison du client, pour les clients professionnels ayant un encours.

Demandez 30% à la commande et le solde par LCR non acceptée à 30 jours après mise à disposition des menuiseries si un léger doute persiste et si un paiement comptant n’est pas possible, indépendamment de la demande de livraison du client.

Concernant les grands comptes, ils imposent généralement leurs conditions de règlement. Avant toute décision, il est préférable de réaliser une étude de notation financière au préalable.

Une solution efficace et économique pour gérer vos encours clients

GAP RÉFÉRENCEMENT recommande aux utilisateurs de PRODEVIS de définir une limite aux encours clients pour être averti en cas de dépassement. Pour vous aider, rapprochez-vous d’INFORISK, une solution d’analyse financière. Avec cet outil, vous obtiendrez des indications utiles, l’encours conseillé et une note sur leur santé financière. Ainsi, vous connaîtrez la solvabilité de vos clients. En dessous de la note de 10/20, il est recommandé de ne pas accorder d’encours. Avec cette solution efficace et économique, c’est vous qui assumez le risque client.

Une autre solution est envisageable, la souscription à une assurance-crédit. Elle vous permettra de garantir 90% des sommes et d’avoir, si nécessaire, une aide au recouvrement. Cette solution est bien plus onéreuse.

Compte tenu des risques actuels liés à l’environnement économique, GAP RÉFÉRENCEMENT vous conseille la plus grande prudence vis-à-vis des encours accordés aux entreprises du secteur de la construction.

Sachez repérer les indices sur la solvabilité de vos clients.

Check-list pour évaluer la fiabilité des clients en menuiserie

GAP RÉFÉRENCEMENT vous met en garde sur d’autres éléments à prendre en compte pour accorder votre confiance à un client. Formez vos commerciaux à relever les indices sur deux aspects :

1 – L’entreprise et son management

Le personnel est-il calme ? Est-ce que l’entreprise semble organisée ? Ou, au contraire, les équipes semblent débordées et stressées.
Est-ce qu’il y a des démissions dans l’entreprise ? Des salariés qui se plaignent-ils du management ? Des salariés qui se plaignent de ne pas être payés dans les délais ?
Les dossiers sont-ils soignés ? Le client fait-il souvent des erreurs/refabrications et demande-t-il, souvent des changements après la commande ? Les bureaux sont-ils rangés ?

2 – Sa réputation auprès des fournisseurs et clients

Échangez avec les fournisseurs de produits non-concurrents. Afin d’approfondir des infos marché en OFF (nouveaux contacts, fiabilité financière des clients, etc.),
Lorsque vous rencontrez leurs clients, sont-ils en confiance ou plutôt méfiants vis-à-vis de leur constructeur ?

Une fois votre devis en menuiserie « Standard » ou « RGE/QUALIBAT » correctement formulé, assurez-vous qu’il soit suffisamment clair et précis. C’est l’objet de l’article intitulé « Tout faire pour que la signature du devis soit cadrée » qui vous donnera les pistes pour mettre en place une procédure stricte afin de respecter les règles légales à la signature.